Op deze pagina vind je meer info over hoe alles nou eigenlijk werkt binnen onze vereniging. Het staat hier redelijk beknopt uitgelegd en als je geïnteresseerd bent en meer wilt weten, kan je ons altijd een mailtje sturen op bestuur@duivelsei. Ook kan je de statuten en het Huishoudelijk reglement lezen, daar staat alles ook in uitgelegd.
Zoals je waarschijnlijk al weet zijn wij een studenten-spellen vereniging. Dat betekent dat we ook de structuur hebben van een vereniging. Hieronder staat verder uitgelegd hoe dat allemaal werkt.
Over het algemeen hebben we 1 à 2 spelavonden per week die afwisselend vallen op dinsdag, woensdag of donderdag. Ook is er één keer per maand een speldag die op zaterdag valt. Deze worden georganiseerd door het bestuur. En wat Het Bestuur precies doet wordt hieronder ook nog verder beschreven.
Statuten
Aan de basis van de vereniging staan de Statuten. Dit zijn de grondregels van de vereniging. Statuten moeten altijd worden vastgelegd in bijzijn van een Notaris. Deze worden daarom ook heel erg weinig veranderd.
In onze statuten staat dus bijvoorbeeld dingen zoals de naam van onze vereniging, wie er lid mag worden, wanneer een lidmaatschap eindigt, hoe ALV’s in elkaar zitten maar ook hoe statutenwijziging werkt.
Huishoudelijk Reglement
Om aan te vullen aan de wet en aan de statuten hebben we een Huishoudelijk Reglement. Dit is een set regels en richtlijnen. Het is niet verplicht om een Huishoudelijk Reglement te hebben maar de meeste verengingen hebben er een, net zoals wij dus. In het HR (huishoudelijk reglement) staat andere regels dan in de statuten. In de statuten staan regels die langer zullen blijven staan, in het HR staan regels die op korte termijn misschien veranderd moeten worden. Het HR mag niet in tegenspraak zijn met de statuten en kan op de ALV veranderd worden zonder notaris. Om het HR te wijzigen is 2/3 van de stemmen op de ALV nodig.
ALV (Algemene Ledenvergadering)
In een Algemene Leden Vergadering of ALV gaat het bestuur agenda punten bespreken waarbij de leden direct opmerkingen aan kunnen geven. De agenda wordt maximaal een week voor de ALV gedeeld met de vereniging.
Het Bestuur
Aan het hoofd van de vereniging staat Het Bestuur. Zij besturen de vereniging en zorgen dat alles goed loopt. Zij zijn ook gezamenlijk wettelijk verantwoordelijk.
Hoe vormt zo'n bestuur zich nou?
Het huidige bestuur (ook wel h.t.) stelt de Formaatcie samen. Over deze samenstelling wordt vervolgens op de Halfjaars-ALV gestemd. Als de Formaatcie ingestemd wordt, kunnen ze aan de slag met het formeren van het nieuwe bestuur.
Als eerste stap komt dan de Bestuursinteresseborrel (ook wel BIB). Dit is een borrel waar mensen die interesse hebben in bestuur doen vragen kunnen stellen aan bestuursleden, en zo te weten komen hoe het nou echt is om te besturen. Je hoeft niet op de BIB aanwezig te zijn om bestuur te mogen doen, en als je aanwezig bent, betekent dat niet dat je daarna per se bestuur moet doen natuurlijk.
Na de BIB kunnen mensen die bestuur willen doen een sollicitatieformulier invullen, en opsturen aan de Formaatcie. In dit formulier staan vragen als “Welke functie(s) zou je willen doen?”, “Wat voor een ervaring heb je bij commissies?”, en dat soort dingen. Vervolgens wordt er een sollicitatiegesprek gepland. Alle informatie die kandidaten invullen op hun sollicitatieformulier of zeggen tijdens het sollicitatiegesprek is natuurlijk geheim.
Na dit sollicitatiegesprek gaat de Formaatcie intensief vergaderen over de kandidaten, en komen ze met een voorstel: het kandidaatsbestuur (KB). Allereerst bellen ze alle sollicitanten, en de mensen die in het KB zitten krijgen te horen wie er allemaal in zitten. Ruwweg een week later krijgen het bestuur en de Senaat te horen wie het KB zijn. Zij hebben dan nog de mogelijkheid om eventuele klachten over het KB te laten horen. Een week daarna wordt het KB bekend gemaakt aan de hele vereniging.
Vervolgens komt de verkiezings-ALV, daar kan de vereniging stemmen over het kandidaatsbestuur. Mocht het KB ingestemd worden zijn ze vanaf dat punt f.t.-bestuur (vaak gewoon f.t.). Vanaf dat punt kan het f.t. ook gaan meevergaderen met het h.t. In het geval dat het KB niet wordt ingestemd, gaat de Formaatcie een nieuw bestuur proberen te formeren, en komt er een nieuwe Verkiezings-ALV.
Nadat het f.t. de hele zomer is ingewerkt door het h.t. is het tijd voor de Wissel-ALV. Dit is het daadwerkelijke moment van de bestuurs-wissel. De wissel zelf is puur ceremonieel. Na de wissel wordt het h.t. het e.t., en wordt het f.t. h.t., en begint de hele cyclus nog een keer.
De Senaat
De functie van de Senaat is veelal niet gedefinieerd in het HR. Het onderstaande is een beschrijving van de gebruikelijke taken van de Senaat, wat ieder jaar kan veranderen afhankelijk van de samenstelling van de Senaat van dat jaar.
De Senaat is opgericht als adviesorgaan. De Senaat bestaat uit individuele leden, wat betekent dat advies vaak onderling verschilt, alhoewel de Senaat ook onderling onderwerpen kan bespreken voordat zij een gezamenlijk advies uitbrengen.
Naast dat de Senaat advies geeft, kunnen zij op diverse wijzen hulp bieden aan zij die daar behoefte aan hebben. Dit geldt voor zowel het bestuur als voor leden, dit wordt onderstaand in meer detail uitgelegd.
Verder is het gebruikelijk dat de Senaat wordt ingelicht door de Formaatcie over de samenstelling van het kandidaatsbestuur, een week voordat dit gecommuniceerd wordt naar de rest van de vereniging. Gedurende deze week levert de Senaat feedback en stelt vragen over de samenstelling.
Als allerlaatst is het belangrijk om te benoemen dat de Senaat geen machtspositie heeft. De Senaat is bijvoorbeeld niet in staat om sancties op te leggen of waarschuwingen uit te delen: dat kunnen enkel het bestuur en de ALV. De Senaat is een “informatie-”orgaan.
Ieder lid van de Senaat moet een privacy statement ondertekenen. Dit betekent dat zij toegang hebben tot gevoelige informatie en verplicht zijn de geheimhouding daarvan te waarborgen. Zij zijn dus ook verplicht anonimiteit te waarborgen tenzij anders aangegeven.
Functie tegenover bestuur:
De oorspronkelijke en primaire functie van de Senaat is het ondersteunen van het bestuur van Het Duivelsei. Dit doet zich voort op de volgende wijzen:
– De Senaat krijgt wekelijks de notulen van de bestuursvergadering opgestuurd. Daar levert de Senaat feedback en advies op. De Senaat heeft altijd toegang tot de ongecensureerde notulen van alle bestuursvergaderingen (lid 11.2, HR).
– Het bestuur en de Senaat zitten gebruikelijk enkele keren per jaar samen om lopende zaken te bespreken (afhankelijk van actualiteit).
– De Senaat helpt met vraagstukken wanneer het bestuur daar behoefte aan heeft. De Senaat kan bijvoorbeeld inzichten delen over hoe er in het verleden met situaties is omgegaan en op basis daarvan hun advies leveren.
– Wanneer een bestuurslid een situatie ondervindt (bijvoorbeeld klachten over een ander bestuurslid) en daarbij hulp of advies nodig heeft.
Functie tegenover leden:
De Senaat is er ook voor leden. Zaken waarvoor leden gebruikelijk naar de Senaat kunnen zijn veelal gerelateerd aan de werking van de vereniging of het bestuur. Concrete voorbeelden zijn:
– Wanneer een lid (anoniem) een probleem bij (of met) het bestuur aan wil kaarten.
– Wanneer een lid een gesprek voert met een andere partij (bestuur, commissielid, ander lid, etc.) en behoefte heeft om er een derde partij bij wilt hebben.
– Wanneer een lid wilt weten hoe situaties in het verleden behandeld werden en/of advies wil over hun situatie (voorbeelden: Hoe is er in het verleden gehandeld wanneer leden onderling problemen ondervonden? Wie zaten er in een vorig bestuur? Is de wijze van communicatie in dit bericht wel acceptabel?).
– Wanneer een lid vragen heeft over de werking van de vereniging (voorbeelden: Hoe interpreteer ik de statuten en/of het HR? Hoe kan ik een ALV oproepen?).
Hoe vormt de Senaat zich?
De Senaat moet minimaal uit twee en maximaal uit vijf leden bestaan. De enige vereisten zijn dat zij leden van Het Duivelsei moeten zijn en niet deel uitmaken van het bestuur. Een lid mag zowel deel uitmaken van de Senaat, de Kasco, de Formaatcie en andere commissies.
Ieder jaar formeert de Senaat zich gedurende de zomerstop. De leden worden per mail ingelicht over de functie en de mogelijkheid om zich aan te melden. De Senaat die op dat moment nog de functie uitvoert (“de oude Senaat”), stelt op basis van de aanmeldingen de nieuwe Senaat voor. Dit voorstel wordt tijdens de Wissel-ALV van september behandeld.
Mits het voorstel wordt geweigerd, dient de oude Senaat een nieuw voorstel te doen op een daaropvolgende ALV totdat de vereniging instemt met een voorgestelde samenstelling. De oude Senaat blijft actief in hun functie totdat er een nieuwe Senaat is toegetreden.
Ieder lid van Het Duivelsei kan zich aanmelden voor de Senaat. Tijdens het samenstellen van de nieuwe Senaat kijkt de oude Senaat naar de ervaringen, kwaliteiten en motivatievan de aanmeldingen. Hierbij is het gebruikelijk dat bestuurservaring (al dan niet bij Het Duivelsei) een vereiste is, maar daar kan van worden afgeweken. Vele andere kwaliteiten komen ook bij dit proces kijken. Concrete voorbeelden hiervan zijn: actualiteit, commissie ervaring, juridische kennis, werkervaring en (sociale) activiteit op de vereniging.
Na het instemmen kan de Senaat direct aan de slag. Het is gebruikelijk dat de Senaat enhet bestuur kort na de Wissel-ALV hun samenwerking van het nieuwe jaar voor zich zien.