Informatie voor leden

Op deze pagina vind je meer info over hoe alles nou eigenlijk werkt binnen onze vereniging. Het staat hier redelijk beknopt uitgelegd en als je geïnteresseerd bent en meer wilt weten kan je altijd door gaat naar de wiki.duivelsei.nl. Dat is ons platform waar veel kennis en informatie over de vereniging staat opgeslagen. Het is een wiki dus als je dingen ziet staan die niet compleet zijn mogen ze worden aangepast!

Zoals je waarschijnlijk al weet zijn wij een studenten-spellen vereniging. Dat betekent dat we ook de structuur hebben van een vereniging. Hieronder staat verder uitgelegd hoe dat allemaal werkt.

Over het algemeen hebben we 1 à 2 spelavonden per week die afwisselend vallen op dinsdag, woensdag of donderdag. Ook is er één keer per maand een speldag die op zaterdag valt. Deze worden georganiseerd door het bestuur. En wat Het Bestuur precies doet wordt hieronder ook nog verder beschreven.

Statuten

Aan de basis van de vereniging staan de Statuten. Dit zijn de grondregels van de vereniging. Statuten moeten altijd worden vastgelegd in bijzijn van een Notaris. Deze worden daarom ook heel erg weinig veranderd.

In onze statuten staat dus bijvoorbeeld dingen zoals de naam van onze vereniging, wie er lid mag worden, wanneer een lidmaatschap eindigt, hoe ALV’s in elkaar zitten maar ook hoe statutenwijziging werkt.

Huishoudelijk Reglement

Om aan te vullen aan de wet en aan de statuten hebben we een Huishoudelijk Reglement. Dit is een set regels en richtlijnen. Het is niet verplicht om een Huishoudelijk Reglement te hebben maar de meeste verengingen hebben er een, net zoals wij dus. In het HR (huishoudelijk reglement) staat andere regels dan in de statuten. In de statuten staan regels die langer zullen blijven staan, in het HR staan regels die op korte termijn misschien veranderd moeten worden. Het HR mag niet in tegenspraak zijn met de statuten en kan op de ALV veranderd worden zonder notaris. Om het HR te wijzigen is 2/3 van de stemmen op de ALV nodig.

Het Bestuur

Aan het hoofd van de vereniging staat Het Bestuur. Zij besturen de vereniging en zorgen dat alles goed loopt. Zij zijn ook gezamenlijk wettelijk verantwoordelijk.

Het Bestuur bestaat (over het algemeen) uit 5-6 mensen die Het Duivelsei besturen. Ze vergaderen wekelijks over alles wat er op de vereniging gebeurt.

Ze bestaan meestal uit 6 man, met ieder een eigen rol. Deze rollen zijn meestal: Praeses, Ab-actis, quaestor, assessor intern, assessor extern en assessor algemeen.

Doordat iedereen in het bestuur zijn eigen functie heeft kunnen de taken makkelijk verdeeld worden en loopt het werk van Het Bestuur beter op rolletjes.

Hoe vormt zo een bestuur zich dan?

Het huidige bestuur (ook wel h.t.) stelt de Formaatcie samen. Over deze samenstelling wordt vervolgens op de Halfjaars-ALV gestemd. Als de Formaatcie ingestemd wordt, kunnen ze aan de slag met het formeren van het nieuwe bestuur.

Als eerste stap komt dan de Bestuursinteresseborrel (ook wel BIB). Dit is een borrel waar mensen die interesse hebben in bestuur doen vragen kunnen stellen aan bestuursleden, en zo te weten komen hoe het nou echt is om te besturen. Je hoeft niet op de BIB aanwezig te zijn om bestuur te mogen doen, en als je aanwezig bent, betekent dat niet dat je daarna per se bestuur moet doen natuurlijk.

Na de BIB kunnen mensen die bestuur willen doen een sollicitatieformulier invullen, en opsturen aan de Formaatcie. In dit formulier staan vragen als “Welke functie(s) zou je willen doen?”, “Wat voor een ervaring heb je bij commissies?”, en dat soort dingen. Vervolgens wordt er een sollicitatiegesprek gepland. Alle informatie die kandidaten invullen op hun sollicitatieformulier of zeggen tijdens het sollicitatiegesprek is natuurlijk geheim.

Na dit sollicitatiegesprek gaat de Formaatcie intensief vergaderen over de kandidaten, en komen ze met een voorstel: het kandidaatsbestuur (KB). Allereerst bellen ze alle sollicitanten, en de mensen die in het KB zitten krijgen te horen wie er allemaal in zitten. Ruwweg een week later krijgen het bestuur en de Senaat te horen wie het KB zijn. Zij hebben dan nog de mogelijkheid om eventuele klachten over het KB te laten horen. Een week daarna wordt het KB bekend gemaakt aan de hele vereniging.

Vervolgens komt de verkiezings-ALV, daar kan de vereniging stemmen over het kandidaatsbestuur. Mocht het KB ingestemd worden zijn ze vanaf dat punt f.t.-bestuur (vaak gewoon f.t.). Vanaf dat punt kan het f.t. ook gaan meevergaderen met het h.t. In het geval dat het KB niet wordt ingestemd, gaat de Formaatcie een nieuw bestuur proberen te formeren, en komt er een nieuwe Verkiezings-ALV.

Nadat het f.t. de hele zomer is ingewerkt door het h.t. is het tijd voor de Wissel-ALV. Dit is het daadwerkelijke moment van de bestuurs-wissel. De wissel zelf is puur ceremonieel. Na de wissel wordt het h.t. het e.t., en wordt het f.t. h.t., en begint de hele cyclus nog een keer.